各村（居）委會,，各單位、辦公室：

《清溪鎮(zhèn)合同檔案管理辦法》業(yè)經(jīng)鎮(zhèn)人民政府同意,，現(xiàn)印發(fā)給你們,，請認真貫徹執(zhí)行。

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?????????清溪鎮(zhèn)人民政府辦公室

?????????2018年10月24日

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清溪鎮(zhèn)合同檔案管理辦法

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第一章?總則

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第一條?為進一步加強我鎮(zhèn)合同檔案管理工作,，提高合同管理水平,，逐步實現(xiàn)全鎮(zhèn)合同管理工作的規(guī)范化、制度化,、科學(xué)化,，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國合同法》以及國家、省,、市有關(guān)規(guī)定,，結(jié)合我鎮(zhèn)實際，特制定本辦法,。

第二條?本辦法所稱的合同是指東莞市清溪鎮(zhèn)人民政府,、各部門,、單位、村（居）,、鎮(zhèn)屬企事業(yè)單位（下稱合同承辦部門）作為獨立的民事主體或行政主體在參與社會經(jīng)濟和民事活動中與其他平等主體的自然人,、法人和其他組織之間明確雙方的權(quán)利、義務(wù)關(guān)系所設(shè)立的書面協(xié)議,。包括但不限于：

（一）建設(shè)工程項目的勘察,、設(shè)計、施工,、監(jiān)理等合同,；

（二）物質(zhì)、儀器,、設(shè)備的買賣等合同,；

（三）向外借款或在法律法規(guī)許可的前提下為其他單位提供擔(dān)保的合同；

（四）物業(yè)租賃,、土地租賃,、委托管理合同、承包合同以及其他涉及鎮(zhèn)政府利益的合同及服務(wù)合同等,。

第三條?合同承辦部門簽訂本辦法第二條所規(guī)定的合同,，其歸檔管理均應(yīng)遵守本辦法。

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第二章??相關(guān)管理機構(gòu)及職責(zé)

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第四條?鎮(zhèn)綜合檔案室職責(zé)：

（一）宣傳貫徹《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國合同法》和國家有關(guān)法律,、法規(guī),，制定并組織實施鎮(zhèn)政府合同歸檔管理的規(guī)章制度；

（二）督促全鎮(zhèn)合同承辦部門及時做好合同檔案的管理工作,，每年定期進行檢查,；

（三）負責(zé)未完成檔案工作目標管理認定的合同承辦部門（如部分政府內(nèi)設(shè)機構(gòu)）的合同歸檔管理工作；

（四）鎮(zhèn)政府規(guī)定的其他職責(zé),。

第五條?各合同承辦部門的職責(zé)：

（一）《關(guān)于切實做好我鎮(zhèn)檔案合同管理工作的通知》（清督通〔2017〕21號）明確了全鎮(zhèn)各合同承辦部門的檔案合同副職領(lǐng)導(dǎo)及管理人員,，要求相關(guān)工作人員認真履行職責(zé)，建立健全本單位合同文本從形成,、積累,、整理到歸檔的工作體系，并指定專人負責(zé),，以便全面,、及時掌握本單位合同檔案的保存動態(tài)及存檔安全；

（二）與鎮(zhèn)綜合檔案室建立工作聯(lián)系機制,，如有合同損壞或遺失等重大情況,，需報告部門負責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo),，并及時告知鎮(zhèn)綜合檔案室以便采取措施及時止損,。檔案合同副職領(lǐng)導(dǎo)與管理人員要求相對固定，如有變化要及時做好工作交接，并報鎮(zhèn)綜合檔案室備案,；

（三）已完成檔案工作目標管理認定的合同承辦部門要按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),、統(tǒng)一管理的原則，實行合同檔案的集中管理,，在合同簽訂完畢后一月內(nèi)交由單位檔案專人保管,，做好合同檔案的整理和歸檔工作；

（四）未完成檔案工作目標管理認定的合同承辦部門,，在建立合同管理臺賬后,，自行保存復(fù)印件，并在一個月內(nèi)移交合同正本到鎮(zhèn)綜合檔案室歸檔保存,；

（五）鎮(zhèn)政府規(guī)定的其他職責(zé),。

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第三章??合同檔案管理要求

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第六條?建立合同檔案管理臺賬，合同臺賬應(yīng)包括以下內(nèi)容：????

（一）合同檔案件號,；

（二）合同名稱,；

（三）合同主體；?

（四）合同約定生效日期及合同約定終止日期,；?

（五）合同內(nèi)容（含價款,、履行期限，及其他須注明的事項）,；

（六）合同履行情況（有無違約,、爭議、訴訟等情況及合同履行完畢的時間）,；?

（七）合同所附資料,；?

（八）其他應(yīng)當(dāng)記載的重要內(nèi)容。

第七條?建立日常管理制度：

（一）合同移交,。以鎮(zhèn)政府名義簽訂的合同除由牽頭單位保存外,，要在一個月內(nèi)移交1份合同正本到鎮(zhèn)綜合檔案室。合同移交時,，需當(dāng)面清點并進行移交登記,，雙方簽字認可后方可完成交接手續(xù)。任何單位和個人不得拒絕歸檔,、據(jù)為己有,、故意隱藏、轉(zhuǎn)移應(yīng)當(dāng)歸檔的合同檔案,。

（二）合同歸檔,。除合同已歸入項目檔案“一企一檔”的單位外，其余普通合同要求統(tǒng)一用單件歸檔的方式來整理,。2017年前的合同若已以立卷形式歸檔,，應(yīng)在每卷添加封面并裝訂成冊,，頁碼打在文件正面的右下角、背面（有內(nèi)容）的左下角,，無內(nèi)容不打碼,。

（三）合同借閱。明確合同檔案查閱的制度要求,，如因工作需要必須借出查閱,，可在辦理相關(guān)借閱手續(xù)后，借出復(fù)印件,，合同原件無特殊情況不得外借,。?借閱人不得涂改、偽造,、撕毀合同檔案材料,，違者將予以追責(zé)。對于涉密合同檔案應(yīng)采取保密措施,，以免泄露,。

（四）合同核查。各合同承辦部門的檔案部門應(yīng)加強與業(yè)務(wù)部門的合作,，每年對已歸檔合同清理核對一次,，如有遺失,、損毀,，要查明原因,，及時處理,，要求有關(guān)責(zé)任人員根據(jù)《檔案管理違法違紀行為處分規(guī)定》（國家檔案局第30號令）承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

（五）?合同保存,。檔案庫房必須按照國家規(guī)定,，要注意做好防盜,、防強光,、防高溫、防火,、防潮,、防塵,、防蟲鼠,、防污染、防水淹等“九防”安全措施,，配備必要的設(shè)施設(shè)備和安全監(jiān)控系統(tǒng)，確保檔案的實體安全和信息安全,。定期檢查，以確保合同文檔的存儲安全,，對破損或變質(zhì)的檔案應(yīng)及時修補,、復(fù)制或作其他技術(shù)處理。?

第八條?建立跟蹤管理機制,，業(yè)務(wù)部門負責(zé)監(jiān)督檢查本部門承辦合同的履行情況，及時記錄合同變更,、廢止等信息，發(fā)生爭議的合同應(yīng)及時向鎮(zhèn)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報,，并及時收集相關(guān)憑證資料移交給檔案管理部門歸檔備查。

第九條?建立到期提醒機制,，為不耽誤工作正常開展,，特別是對于費用收繳以及需要提前計劃招標或采購的事項，各檔案合同管理人員要根據(jù)到期信息,，分三個時段書面提醒部門負責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)閱知,。三個提醒時段分別為：

（一）提前半年：還有半年到期的事項，需及時提醒部門負責(zé)人開始啟動下一步籌備工作,；

（二）提前三個月：還有三個月到期的事項,，需及時提醒部門負責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)快速開展籌備工作；

（三）提前一個月：還有一個月到期的事項,，需及時提醒部門負責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)緊急開展籌備工作。

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第四章??責(zé)任追究

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第十條?各合同承辦部門的合同檔案管理副職領(lǐng)導(dǎo)及管理人員需認真落實合同檔案管理的相關(guān)要求,，涉及稅費及敏感信息的合同檔案更需嚴格管理，如違反本辦法,，出現(xiàn)以下情形之一的，將根據(jù)下列條款追究負責(zé)人及其他直接責(zé)任人員的責(zé)任。

（一）未按要求分時段提前書面提醒,，未造成重大損失，或情節(jié)較輕的將進行約談,；

（二）未按要求分時段提前書面提醒,，造成較大損失的或者出現(xiàn)檔案合同損壞等情況,，影響較大的,，將進行全鎮(zhèn)通報；

（三）未按要求分時段提前書面提醒,，造成重大損失的或者出現(xiàn)檔案合同丟失,、泄密等情況,，影響惡劣的，將由監(jiān)察組織進行追責(zé),。

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第五章??附則

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第十一條?本管理辦法由鎮(zhèn)政府辦公室負責(zé)解釋,。

第十二條?本管理辦法自印發(fā)之日起開始執(zhí)行。

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附件：檔案管理違法違紀行為處分規(guī)定（國家檔案局第30號令）